Trecerea unui cod vechi la CAEN Rev. 3 începe cu verificarea activității pe care firma o desfășoară efectiv, nu cu alegerea primului rezultat dintr-un motor de căutare. Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) distinge între actualizarea simplă a obiectului de activitate și situațiile în care corespondența dintre clase cere detalierea sau agregarea activităților. Această diferență schimbă ce bifezi în cerere și ce documente depui.
Pentru un antreprenor cu mai multe activități secundare, o listă de coduri copiată din vechiul certificat nu este suficientă. Noul cod trebuie comparat cu descrierea oficială a clasei și cu operațiunile firmei: ce vinde, ce produce ori ce serviciu prestează. Același termen comercial poate acoperi activități încadrate diferit. Dacă o clasă s-a împărțit, trebuie decis unde se potrivește activitatea reală, nu păstrate automat toate variantele.
Fă inventarul codurilor pe care le folosești
Pornește de la documentele actuale ale firmei și notează separat activitatea principală și activitățile secundare. Verifică și activitățile autorizate la sedii ori puncte de lucru, deoarece lista de coduri din obiectul de activitate și locul în care se desfășoară efectiv o activitate nu sunt același lucru. Nu presupune că o activitate înscrisă, dar nefolosită, trebuie păstrată în aceeași formă. Discută această decizie cu persoana care răspunde de administrarea firmei.
Consultă apoi clasificarea și tabelul de corespondență publicate prin sursele oficiale indicate de ONRC. Ordinul privind CAEN Rev. 3 prevede actualizarea la cerere, prin oficiile registrului comerțului. Tabelul este un instrument de orientare între clasificări, însă alegerea corectă cere citirea notelor explicative când activitatea este la granița dintre două clase. O potrivire aparentă a titlurilor nu dovedește că întregul conținut al codului a rămas identic.
Un fișier de lucru simplu ajută: codul vechi, activitatea desfășurată, codul sau codurile propuse în Rev. 3, justificarea din notele explicative și persoana care confirmă decizia. Nu publica în acest fișier date comerciale sensibile dacă îl trimiți mai multor colaboratori. Scopul este să poți explica de ce ai ales un cod, mai ales când noua clasificare desparte o activitate veche în mai multe clase.
Separă actualizarea simplă de modificarea activității
Instrucțiunile ONRC arată că, pentru o societate care cere numai actualizarea obiectului de activitate, cererea de înregistrare folosește secțiunea dedicată „actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev. 3”. În această situație, ONRC precizează că nu sunt necesare alte documente, cu excepția dovezii de împuternicire, dacă formalitățile sunt îndeplinite de o persoană desemnată.
Procedura se schimbă când firma solicită și alte mențiuni sau când actualizarea presupune detalierea ori agregarea claselor din tabelul de corespondență. ONRC cere atunci bifarea secțiunilor relevante pentru modificarea obiectului de activitate și documentele corespunzătoare mențiunii. Nu trata toate cererile ca pe un formular identic. Mai ales dacă schimbi și activitatea principală ori adaugi o activitate nouă, verifică instrucțiunile actuale pentru forma juridică a firmei.
Ordinul publicat de ONRC spune că, după înregistrarea actualizării, oficiul emite gratuit un nou certificat de înregistrare și informații punctuale la zi din registru. Gratuitatea certificatului nu înseamnă că orice servicii conexe, mandat sau consultanță sunt gratuite. Nu introduce în buget un tarif presupus; verifică separat costurile operațiunilor pe care le faci efectiv.
Verifică rezultatul, nu numai depunerea cererii
Păstrează dovada depunerii și urmărește soluționarea. După înregistrare, confruntă noul certificat și informațiile la zi cu tabelul de lucru: cod principal, coduri secundare și denumiri. O greșeală observată imediat este mai ușor de clarificat decât una descoperită când un partener cere documente pentru un contract.
Actualizează apoi descrierea activității în documentele comerciale unde este necesar, dar nu schimba automat contracte vechi numai pentru că s-a modificat o clasificare statistică. Pentru evaluarea unui partener, ghidul despre certificatul constatator ONRC explică ce informații trebuie privite separat. Codul CAEN este un punct de pornire; verificarea firmei include și statutul ei la data tranzacției.
